Email, el 9º desperdicio (III)

Así ya hemos visto como el email nos hace ser menos productivo y como poder archivar la información de modo que sea fácil acceder a ella y perder menos tiempo usando el sistema COTA, ahora vamos a ver como reducir la cantidad de correo.

Plan para la reducción de correo.

Semana 1:

Revisar email: No mas de 90 minutos al día, anota el tiempo cada vez que lo hagas.

Estrategia:

1º Reducir el volumen de mails

2º Mejorar la calidad de los mails

3º Enseñar a los demás a enviar mails mas prácticos

Semana 2:

Revisar la información almacenada: 60 minutos

Estrategia:

3º Archivar y encontrar información rápida usando el sistema de archivo COTA.

Como redactar:

Reforzar el tema

Para: los que tienen que ejecutar la acción

c.c.: para los interesados

Asunto: acción, información, lo que se pide, se confirma, se entrega, etc.

Un titulo descriptivo permite encontrarlo mas fácilmente.

     

Cuerpo del mensaje

Saludo breve y amable.

Resumen de la acción (una sola frase)

Acción especifica, objetivo y tiempo de respuesta

Contenido:

claro, conciso, y relevante.

explicar abreviaturas antes de usarlas

puntos y aparte y números

claro: títulos de párrafos en negrita

cierre: próximos pasos y detalles

Revisión ortográfica (en Outlook= F7)

Fin del mensaje con nombre, y datos personales (breves)

Archivos adjuntos:

Limitar la explicación de archivos adjuntos, utilizar links

Precauciones:

El email es escurridizo y pegajoso al mismo tiempo, puede llegar a los lugares mas insospechados y quedarse allí para siempre. Si no es profesional se queda allí apuntándote con el dedo.

Regla de las 24 horas

A veces tenemos la tentación de enviar un email airado, esperar un día antes de enviarlo es una buena idea. El 99% de las veces la gente se tranquiliza y envía un mail mas profesional.

Saludos 

Luis Perona