Buenos hábitos para directivos. Concentración.

Una de las situaciones habituales entre los directivos es que desde que empieza la jornada hasta que se acaba, tienen que dedicarse a apagar incendios constantemente,  por culpa de situaciones mal planificadas, errores de sus colaboradores, emergencias por parte de clientes y/o petición de resultados por parte de los jefes.

Y uno entra en esa dinámica y no sabe salir de ella, igual que le pasa a un hámster en una rueda que gira constantemente, cuanto mas corre mas tiene que corre y no sabe como salir de ahí.

Si estas en esa situación ¿cómo puedes salir de ella?

Por medio de la concentración.

Decía Henry Ford que “pensar es el trabajo mas difícil que existe, por eso tan poca gente lo hace”. Pero el problema es que para pensar necesitamos una cualidad y esa es la concentración, y eso solo se consigue con una serie de pasos. A continuación te explico como conseguirlo.

1º Primero lo mas importante, después lo prioritario.

El secreto de la eficacia está en la concentración de los esfuerzos. En primer lugar, tienes que  decidir qué es lo más importante y, a continuación, de todo ello, qué es lo que tiene mayor prioridad.

Éste es el método que los ejecutivos eficaces utilizan porque siempre hay muchas más cosas por hacer que tiempo disponible para llevarlas a cabo.

Por tanto una de las cosas que hay que hacer es abandonar lo que ya no es necesario o productivo para la empresa,  lo que resulta muy útil para establecer prioridades y disponer de tiempo para llevar a cabo las acciones cuya urgencia e importancia son mayores.

Ser fiel a las decisiones te va a exigir valor, ya que muchas veces lo que tu aplaza es de la máxima prioridad para otra persona, que sí que lo considera importante. Si permites que los demás te presionen en el momento de tomar tus decisiones, es muy probable que termines realizando actividades que son aplazables, y que te desviarán de lo que realmente tienes que hacer. Así que toma tu tus decisiones, no permitas que lo hagan los demás.

Ahora concéntrate en hacer una única cosa a la vez, y en efectuar primero las tareas de máxima prioridad. Cuando se haya acabado pasa a la siguiente. Y fíjate en lo que tiene prioridad, no seas como aquel conductor que nunca cambiaba el aceite al coche porque no tenia tiempo de hacerlo, ya sabes lo que le pasó al final, ¿verdad? Tuvo que estar sin coche varios días por gripar el motor.

Para lograr concentrarte suele ser muy útil interrumpir un flujo continuo de mensajes que todos tenemos en nuestra mesa, llamado email, por tanto acostúmbrate a trabajar en off line y conéctate 2 o 3 veces al día, no mas.  Recuerda el mail es una herramienta no tu amo y señor. En ningún sitio de tu contrato dice que tienes que contestar un mail inmediatamente. Si alguien tiene una urgencia que te llame por teléfono.

2º Hacer lo que sabemos hacer bien.

Los ejecutivos eficaces intentan concentrarse en las tareas que hacen especialmente bien. Saben que las empresas funcionan si ellos trabajan bien, y que no funcionan si ellos no saben trabajar ni establecer prioridades.

Por tanto agrupa tareas similares para ejecutarlas a la vez, por ejemplo revisar informes, llamar a tus colaboradores en las filiales, etc.

Evita la tendencia de intentar hacer «un poco» de todo. Concéntrate en terminar cada una de tus actividades con la máxima prioridad. Recuerda te pagan por lo que sabes hacer, no por ser simpático, amable o ayudar a otros. Si luego te sobra tiempo hazlo, pero primero haz aquello por lo que te pagan.

3º Haz solo 1 cosa a la vez.

Si existe algún «secreto» para ser eficaz, éste es hacer primero las actividades principales y hacer sólo una tarea cada vez.

Éste es el «secreto» de las personas que «hacen tantas cosas» y aparentemente «tantas cosas difíciles». Hacen sólo una cosa cada vez. Como resultado, al final necesitan mucho menos tiempo que el resto. Las personas que no terminan nada normalmente se esfuerzan mucho más, sin ningún sentido. Pero como no tienen un plan van como aquel conductor que no sabe llegar al destino y en lugar de mirar el plano, va preguntando a cada persona que encuentra en el camino. Si tienes el mapa llegaras mucho antes.

Los directivos eficaces saben que tienen que organizarse y trabajar bien. En consecuencia, se concentran en hacer las tareas de una en una, y en empezar SIEMPRE por la más importante.

4º Dejar de hacer.

Si quieres aplicar la regla numero 3, tienes que desprenderte de todas las actividades que han dejado de ser productivas.

El directivo eficaz controla las actividades y se pregunta continuamente:

«¿Vale la pena seguir haciéndolo?». Si no vale la pena, deja de hacerlo para poder concentrarse en las pocas tareas que, si se realizan bien, producirán realmente un cambio en los resultados y en el rendimiento de su equipo.

Las listas de cosas que hay que «dejar de hacer» es más importante que las listas de cosas «por hacer».

Si has de imprimir un libro, no crees una imprenta; deja que una imprenta profesional se encargue del trabajo. Es decir, se trata de comprender dónde está el verdadero valor de las cosas y de poner a tu gente mejor y a tus mejores recursos a trabajar para conseguirlo.

5º Asegúrate de aprovechar al máximo la tecnología para mejorar tu manera de trabajar.

Por ejemplo si no tienes tiempo, no viajes tanto. Organiza tus viajes. Es importante que veas a la gente y que la gente te vea a ti quizás una o dos veces al año. Agrupa los viajes y visita a varias delegaciones en la misma semana. Pero si no es necesario, no viajes. Haz que vengan a verte.

Utiliza la tecnología —es más barato que viajar— por ejemplo a través de skype u otros medios visuales.

Asegúrate de que tus colaboradores en las filiales y oficinas asumen la responsabilidad de mantenerte informado. Así pues, crea rutinas como conferencias mensuales o one to one con los responsables para que tu estés informado y ellos también.

6º Crea un tiempo para pensar.

Crea una reunión contigo mismo cada semana para pensar en todas estas cosas y asegúrate de que nadie te moleste. Si es necesario vete a la sala de reuniones para que los demás crean que estas reunido con alguien y no tengan la tentación de llamarte.

Pon el móvil y el mail en off line para que nadie te moleste y ahora analiza los 5 puntos anteriores y busca sistemas para ejecutarlos.

Por cierto para que parezca que realmente tienes una reunión prográmala en tu Outlook para que nadie te invite a otra reunión el mismo día y a la misma hora

Como ves no hay que estudiar física nuclear para hacer estas cosas son de sentido común, pero como te pasas el día apagando incendios, no te da tiempo a pensar en ellas y crear el habito de cambiar las cosas.

No es fácil pero se puede hacer, solo depende de ti. Tienes mas información sobre organización en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: http://www.amazon.com/dp/B00KTX6Y08

Saludos.

Luis Perona.