Ladrones de tiempo

 ‘Ladrones de tiempo’

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                Un sobrecito que avisa de la llegada de un nuevo mail; una llamada de teléfono; un compañero que nos pregunta o cuenta algo; el jefe que nos reclama "un momento"… El resultado: hemos perdido el hilo de lo que estábamos haciendo y la tarea se prolonga. ¿Te suena?

 

Estas situaciones nos acompañan día a día en la oficina y aprender a mantenerlas a raya es fundamental para mejorar nuestra vida.

Los llamados "ladrones de tiempo" nos pueden quitar entre un 50 e incluso un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo. Y además provocan la sensación de no haber parado y haber conseguido poco.

No hay que tomarlos a la ligera, porque afectan directamente al cerebro reduciendo eficacia en las principales herramientas que usamos: capacidad de concentración y atención, energía y toma de decisiones. Esto ocasiona cansancio, agobio y alarga nuestra jornada.

Responsabilidad
La culpa no es sólo de los factores y actores externos, "cada individuo es el único responsable de organizar su tiempo y a qué lo dedica".

Lo fácil es echar la culpa a otros, pero así no llegan las soluciones.

Hay un denominador común: "Saber decir no. Impedir que irrumpan en nuestra planificación y crear un hábito de trabajo".

Recuerda que nos pagan por añadir valor a la empresa con un trabajo eficaz, cumpliendo con lo prioritario y en los momentos necesarios.

 

Los obstáculos
E-mail y teléfono. Tenerlo siempre abierto y coger la llamada al primer tono nos induce a ser reactivos y nos provoca distracciones innecesarias.

 

Redes sociales. No por estar continuamente informados vamos a ser más productivos. A veces nos empachamos de datos, cifras e información sin pararnos a valorar si nos resultan verdaderamente útiles.

 

Reuniones improductivas. Asistir a una reunión no es lo mismo que participar. Si no has hecho el trabajo previo de preparación, pierdes tu tiempo y se lo haces perder a los demás.

 

Interrupciones del entorno. Atender a las pequeñas distracciones provoca la falsa sensación de hacer muchas cosas, pero en realidad no estás al cien por cien en nada.

 

Hábito multitarea. Saltar de un tema a otro resta energía y lo que es más grave eficacia.

 

La gestión, definir las Tareas clave. Trata de identificar las tareas que añaden más valor a tu trabajo y e intenta realizarlas por la mañana cuando se tiene más energía, o bien en los momentos en los que nuestros niveles de concentración son más elevados.

 

Pausas planificadas. Concreta unos tiempos determinados dedicados a descansar. Cada dos horas, descansa diez minutos.

 

Fechas límite. Establece horas determinadas para cada actividad. Exígelas y ofrécelas a las personas de tu entorno.

 

Planificación diaria. Al inicio de cada jornada organiza tu agenda y al final del día revísalo y haz balance.

 

Trabaja por bloques. Agrupa las tareas por similitud y establece límites de tiempo.

 

Apaga tu smartphone. Estar permanentemente conectado no aumenta tu rendimiento. En realidad provoca desgaste y pérdida de tiempo por el mal hábito de empezar algo, parar a mirar el móvil, volver a empezar, parar...

 

Frena el correo
 Desconectar el avisador de mensajes nuevos. Así evitamos reaccionar a cualquier estímulo (luz, pitido, vibración) que nos haga ser reactivos.
Concretar horas establecidas y no estar pendiente durante toda la jornada. Por ejemplo: fijar cuatro momentos al día cada dos o tres horas.

Configurar el dispositivo para recibir los mensajes en horas determinadas de nuestra jornada.

Parecen cosas muy sencillas, pero el 90% de la gente no lo hace, por tanto empieza a aplicarlas para ser mucho más efectivo.

 

Saludos
Luis Perona