Email, el 9º desperdicio (II)

Método COTA

     

Crea 4 carpetas generales en tu mail y en tu ordenador donde poder guardar los mails y documentos recibidos y/o enviados.

COTA son las iniciales de:

Customers: Mete toda la información relativa a clientes.

Output: Mete toda la información relativa a informes y / o proyectos que tengas que reportar.

Teams: Mete toda la información relativa a tus equipos de trabajo.

Administration: Mete toda la información relativa a viajes, directorios, información varia, personal (es la ultima para información privada)

Crea sub-carpetas para cada una de ellas en las que se englobe la información del proyecto, informe, etc.

6 secretos del COTA

1) Utilizar detalles en mis documentos (ves a herramientas y en opciones de carpetas pulsa ver y después aplicar a todas las carpetas)

 2) Prioriza con números para colocar los primeros en la lista

 3) Utiliza el mismo formato de sub-carpetas para las cabeceras

 4) Ahorra tiempo minimizando el acceso. Crea accesos rápidos a las carpetas COTA de Windows y pásalas a la barra inferior de herramientas horizontal. Esto permite archivar mas rápidamente

 5) Crear carpetas COTA para los mails

 6) Utilizar el sistema COTA para el archivador o para mis documentos

Ahora bien, ¿como podemos reducir el tiempo empleado en leer y escribir mails?

Lo vemos en el próximo capítulo.

Saludos 

Luis Perona