Gestión del stock.

Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta la gente de la cadena de suministro es la falta y/o el exceso de stock debido a los forecast no fiables que reciben del departamento de ventas.

Este es un quebradero de cabeza y el uso de herramientas informáticas como MRP, ERP, etc. no hace más que complicar todavía mas el sistema, ya que nos piden adelantar, retrasar o cancelar pedidos hechos en base a los datos metidos en el sistema que no se pueden actualizar inmediatamente.

Todas las empresas tienen este problema y se agudiza más en tiempos de crisis cuando se pide reducir los costes (de transporte por ejemplo) y sobre todo el nivel de inventario.

¿Qué podemos hacer? ¿Resignarnos?

Os cuento mi experiencia personal en la que pudimos conseguir mejorar la disponibilidad y reducir el inventario aumentando la rotación con un sistema LEAN.

La situación original era que cada planta planificaba la cantidad de stock a enviar a cada almacén de acuerdo al MRP, que se actualizaba diariamente en lo que tiene que ver al consumo de los artículos pero no en base a los safety stocks.

Esto es algo similar a lo que sucede en otras empresas donde el departamento de compras, decide lo que hay que comprar en base a sus critérios de precio.

Como no todas las plantas fabricaban lo mismo, teníamos diferentes personas que podían dar la disponibilidad de su división, pero no de un pedido concreto. Así si el cliente pedía 5 piezas de 5 divisiones distintas, la gente de customer care tenía que pedir información a 5 personas distintas en 5 plantas de diferentes áreas del mundo con diferentes horarios (China, India, USA, Europa, Mexico, etc) para poder confirmar al cliente la disponibilidad.

Además cada división era responsable del inventario total en todas las plantas y almacenes, lo que hacía que si existía exceso de inventario intentaran ralentizar los envíos de piezas nuevas para intentar conseguir los objetivos de rotación, con el consiguiente retraso en la entrega a los clientes.

Como veis el sistema era insostenible.

Por tanto planteamos trabajar de una forma distinta, esta consistiría en tener responsables de suministros en cada almacén y que fueran estos los que pudieran ser el punto de contacto para customer care y ventas y además los que pidieran las cantidades necesarias a las fábricas.

Este sistema empezó a funcionar muy bien desde el punto de vista de customer care y ventas que tenían feedback inmediato respecto al plazo de entrega y el estado de sus pedidos, pero no conseguíamos obtener el inventario ideal en el que no hubiera roturas ni excesos.

Por tanto nos pusimos a analizar la demanda y nos dimos cuenta de que no estábamos verificando las anomalías en la cadena de suministro, en otras palabras, verificábamos el consumo y planificábamos según MRP que más o menos hacia la cuenta de la vieja dividiendo el consumo por los días laborables y pedía de acuerdo al tiempo de entrega de la fábrica, sin embargo había otras variables que no considerábamos.

¿Cuáles eran? En principio dos, pero muy importante, la variación de de la demanda y las deficiencias del forecast y las propias ineficiencias de la cadena de suministro.

En otras palabras, si el consumo previsto era de 100 unidades por día, haciendo la cuenta MRP, 100x 20 días laborables=2000 unidades por mes, si el plazo de suministro es de 5 días, yo tengo que pedir cada 5 días o 100x5=500 unidades.

Pero esto era falso ya que no se consumían 100 unidades cada día sino, 120 un día, 75 otro, 98 otro, 130 otro y así por el estilo, por tanto nuestra idea de pedir 500 unidades era falsa.

Además la otra parte de la ecuación era la propia ineficiencia de la cadena de suministro ya que si considerábamos 5 días de plazo de entrega como promedio (malditos promedios) la realidad es que en ocasiones se entregaba en 4 y en otras ocasiones en 7 (retrasos en la producción, camiones que no salen a tiempo, aduanas, etc.).

Por tanto toda nuestra estrategia de aprovisionamiento se basaba en un dato falso, el promedio y por tanto era lógico que las cosas no salieran como se esperaba.

¿Qué podíamos hacer? La solución en el próximo capítulo.

Saludos

Luis Perona