¿Lancha rápida o buque cisterna?

Uno de los problemas que aparecen a la hora de ejecutar lean es el del tiempo que va a llevar hacer los cambios.

Algunas organizaciones utilizan las técnicas 6-sigma para cambiar las cosas y obtienen resultados interesantes, pero el tiempo de ejecución es excesivamente largo.

Y es que normalmente esas empresas delegan los proyectos a sus expertos que normalmente ya están sobre saturados con otros proyectos para que creen un plan y lo ejecuten.

Entonces sucede mas o menos lo siguiente: la primera semana, el equipo de expertos se reúne y empiezan a analizar el problema, la segunda semana a la reunión faltan uno o dos miembros del equipo porque tienen otros proyectos y no han podido atenderlos.

En las siguientes semanas se irán reuniendo para ver si son capaces de ponerse de acuerdo en cual es el problema y el plan de acción para resolverlo, esas reuniones sacaran nuevos puntos que no se habían tratado y entonces necesitaran mas datos para poder definir de nuevo el problema y el plan de acción.

Tras varios meses ya se habrán puesto de acuerdo en cual es el problema y como empezar a atacarlo para llegar al resultado deseado. Pero ahora el plan hay que explicárselo a la dirección para que de su visto bueno y empezar a trabajar.

Pero ahora empiezan las guerras de poder, porque al tener que actuar en diferentes áreas de la empresa, los diferentes jefazos empezaran a delimitar sus líneas rojas que no se pueden tocar y por tanto habrá que modificar el plan para que sea políticamente correcto y se consigan los resultados deseados pero sin molestar a ciertas personas.

Y por ultimo si emplean técnicas como 6-Sigma, empezaran a llamar a los black belts para definir las acciones a ejecutar y a entrenar a sus green belts para que aprendan. Finalmente analizaran la situación y con el sistema DMAIC llegaran a ejecutar las acciones para resolver el problema.

Todo muy bien, el único problema es que probablemente se han pasado 6 meses o un año para efectuar el trabajo y conseguir los resultados, pero no se logrará todo lo que se esperaba por el politiqueo de los jefazos.

Sin embargo en lean, la situación es completamente diferente, en lean se aprende haciendo, no de forma teórica o analizando datos, y se hace rápidamente.

Se moverán las maquinas que se necesite durante los primeros días, y los participantes en un kaizen no harán ningún otro trabajo mas que lo que esta relacionado con el kaizen.

Este proceso tan intenso y enfocado en resolver problemas y no terminar hasta que se solucionen, hace que se tomen decisiones rápidamente y como tienen el ok de la dirección para hacer lo que haga falta no tienen que preocuparse por el politiqueo, así que al final de la semana se consiguen resultados extraordinarios en comparación con el método anterior.

Así ahora te toca decidir, que quieres ser, ¿buque cisterna como en el primer caso? ¿O lancha rápida lean?

Si te fijas en los comandos del ejercito, ellos siempre utilizan la lancha rápida porque se necesita rapidez, flexibilidad y ejecución precisa.

Y ten en cuenta otra cosa, cuanto mas alta sea la cima mas ligero tiene que ser el equipo, así que selecciona bien a tu equipo kaizen, pocos pero muy buenos y especialistas en su área de trabajo para dar ideas que se puedan ejecutar inmediatamente.

Igual que los comandos céntrate en personas que sepan hacer el trabajo, no analistas de datos, sino gente que esté en el campo de batalla, que conozca las limitaciones del sistema y que sea capaz de dar ideas para mejorar, que al final es lo que necesitamos, y que no le importe mancharse las manos para cambiar maquinas de sitio o arremangarse para echar una mano.

Como siempre esto es sencillo (de decir) pero no fácil (de hacer), exige trabajo, dedicación, esfuerzo y sobre todo trabajo en equipo, pero los resultados son espectaculares.

Ahora es tu decisión, o eres buque cisterna o lancha rápida.

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Saludos.

Luis Perona

Buenos hábitos para directivos. Jefes

Uno de los mayores problemas que tienen los directivos son SUS JEFES, y es que cuanto mas asciendas en el escalafón, te darás cuenta de que tienes mas jefes, y no es fácil llevarse bien con ellos.

Así que uno de los primeros hábitos que tienes que poner en marcha es lo que llamo hacer una lista de jefes.

Anota en una hoja el nombre de todas las personas a quien debes rendir cuentas, a todos los que pueden dirigirte a ti o a tu equipo, a todos quienes evalúen tu rendimiento, a todos de quienes dependes para que tu trabajo y el de tu gente, sean eficaces.

Y tomate tiempo para ello, quizás si trabajas en producción no consideres que tu jefe sea el director financiero, pero ten en cuenta que su opinión será muy importante para tu jefe inmediato y lo mismo pasará con el director comercial, así que repasa bien tu lista de jefes y revísala al menos una vez al año o  cada vez que cambies de puesto de trabajo. Es muy poco probable que a lo largo de un año esta lista no cambie.

Elabora tu lista de jefes, y recuerda: es mejor poner a algunas personas dudosas en la lista y después eliminarlas en lugar de dejar fuera a personas que deberían estar en ella.

Ahora viene la segunda parte, pide la opinión a cada una de las personas de esta lista. Pregunta a cada una: «¿ Qué hago yo y qué hace mi equipo que te ayuda en tu trabajo? ¿ Y qué es lo que hacemos que te impide realizar bien tu labor y te crea dificultades?».

Seguro que eso va a crear una impresión muy diferente en tus jefes que puede hacer que te promocionen si pones en marcha las ideas que te hayan dado.

Ahora ten en cuenta otra cosa muy común, cambias de jefe, y sigues informando al nuevo jefe de la manera como informabas al anterior, lo que lleva invariablemente al desastre.

El nuevo jefe llega a la conclusión de que intentas ocultarle algo, o más comúnmente, el nuevo jefe llega a la conclusión de eres directamente estúpido.

Si un jefe cambia, tienes que cambiar la manera en que te comunicas con él y le informas. Y como siempre, la mejor manera de hacerlo es preguntando.

Hay personas que son lectores, lo quieren todo por escrito y otras que son oyentes, lo quieren todo explicado a la cara. Y normalmente resulta una pérdida de tiempo hablar a un jefe lector o escribir a un jefe oyente. Así que asegúrate de saber como es tu jefe para comunicarte con el como el desea, no como lo hacia el anterior.

Otro habito a tener muy en cuenta son las Reglas para trabajar con jefazos.

        

Recuerda que un jefe nunca puede ser amigo de sus empleados o intimar con ellos ya que probablemente un día los tendrá que despedir. Así que no seas amigo de tu jefe, mas bien usa las siguientes reglas:

1º Reducir todo a una sola pagina.

Redacta los que tengas que escribir (un mail, un informe, una presentación) siempre desde la perspectiva del jefe, lo que a el le importa no lo que te importa a ti y siempre lo mas breve posible.

La regla del jefe es, si la pagina tiene una grapa no puede leerse bien.

                  

2º Utiliza los datos para contar una historia, no para presentar cifras y resultados.

3º Nada de sorpresas. La obligación del subordinado es proteger a su jefe contra las sorpresas.

Y es que por regla general en una organización no existen las sorpresas agradables. Ser expuesto a una sorpresa dentro de la organización de la que uno es responsable es algo humillante, y normalmente la humillación es pública. Así pues, tu obligación es proteger a tu jefe contra las sorpresas. En caso contrario, tus superiores no confiarán en ti, y con razón.

                  

4º Ves siempre por el camino directo, di siempre la verdad por dolorosa que sea. Y sobre todo da pronto las malas noticias, así quedara tiempo para poder tomar medidas.

Ahora bien no te limites a darle la mala noticia, dale ideas para resolver el problema

5º Reconoce a todos los que han colaborado en algún éxito, se generoso con los halagos y reparte la gloria.

6º Si quieres tener de tu lado a tu jefe dale prioridad a lo que te pida, aunque tengas muchas cosas que hacer. eso le convencerá de que eres un trabajador eficiente, no de que sabes establecer prioridades

Cuando tu jefe te pida un trabajo, completa rápidamente una parte del encargo y pídele opinión, eso te permitirá verificar que estas haciendo exactamente lo que el quiere.

Asegúrate de que no tienen que preguntarte como van las cosas, porque recibe feedback constante.

Cambia tu manera de trabajar no solo para ti sino para la gente que te rodea,  trabaja mejor y así tu jefe parecerá más inteligente. No te limites a hacer únicamente lo esperado.

                  

7º Da tu opinión solo cuando te la pidan, en caso contrario no lo hagas.

Recuerda la regla del maestro zen: verlo todo, saber todo, decir poco.

Y si tienes que dar tu opinión da la información  con datos o hechos comprobados, no digas, yo creo o yo pienso, o estas seguro del tema o no lo digas

8º Promete poco y cumple mucho,

Es curioso pero en los parques de Disney los horarios de las colas están exagerados para que después cuando entres antes de tiempo estés mas satisfecho, si lo hicieran al revés te enfadarías.

Pues haz tu lo mismo, ponte objetivos que estés 120% seguro de cumplir en el 80% del tiempo asignado.

Si crees que lo puedes hacer para el miércoles di que lo tendrás para el viernes, déjate tiempo para imprevistos.

Por ultimo cuando te den nuevos objetivos, no los aceptes hasta que:

1- Comprendas exactamente que debes hacer. Que posibilidades hay de éxito o de fracaso.

2- Pide alguna sugerencia para comenzar.

3- Pregunta claramente que se consideraría un éxito y que no.

4- Que herramientas y ayudas hay disponibles para el trabajo.

                  

Otro problema habitual es como conseguir el presupuesto que necesitas.

Para ello no te centre en el dinero, céntrate en los dolores de cabeza de tu jefe, que es lo que no le deja dormir por las noches. (miedo, incertidumbre, duda).

Y ahora presenta la necesidad de dinero que encaje con la preocupación del jefe. Seguro que estará mucho mas dispuesto a aceptarlo.

¿Y si mi jefe actúa como un imbécil?

«Hablando en general, los jefes no son desconsiderados con las personas que les gustan, a quienes respetan y a quienes necesitan.

Piensa detenidamente en tu rendimiento.

Ahora bien, si el problema es que su jefe realmente es un imbécil, cambie de jefe o de empresa.

Como ves hábitos sencillos pero no fáciles, sino todo el mundo lo haría, recuerda que esto es lean y es difícil, pero da buenos resultados.

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Saludos.

Luis Perona

Buenos hábitos para directivos. Gestión del tiempo.

Si les preguntásemos a los directivos y jefes que es lo que mas necesitan para realizar su trabajo, probablemente mas del 90% nos dirán que necesitan mas tiempo.

Y es que el tiempo es el recurso mas restrictivo que tenemos, por lo que su gestión es básica para organizarse y trabajar bien.

Aquí empieza tu primera preocupación que es preguntarte cuáles son los resultados que se esperan en función de tu cargo, y después analizar si el tiempo que tienes para conseguirlos es suficiente.

Cuando lo hagas veras que la respuesta siempre es No.

Por tanto tenemos que hacer algo, recuerdo haber leído en un libro esta anécdota:

“Un hombre muy eficaz a quien conozco lleva dos listas en el bolsillo: una con las actividades urgentes y otra con las cuestiones desagradables que debe hacer. Cada una de ellas tiene su respectivo período para ejecutarse. Cuando ve que los plazos no se cumplen, sabe que su tiempo está escapándosele de nuevo”.

Y recuerda que si tenemos la agenda llena de cosas, no nos quedará tiempo para lo que realmente nos pagan, y eso es pensar

Por tanto vamos a ver 3 pasos para conseguirlo:

1º Analiza el tiempo usado para actividades condicionadas por el reloj y las que están condicionadas por los fines.

Actividades Reloj: Reuniones, tareas sometidas a plazo de entrega, imprevistos urgentes.

Actividades Fines: Pensar, planificar, dialogar con el equipo, gestionar, evaluar.

Escribe hasta 10 actividades en cada caso y las horas empleadas sacando el % del total.

Si el tiempo actividades reloj supera al tiempo actividades fines en mas de un 65% hay un problema y hay que cambiar.

2º Practica el habito del establecimiento diario de objetivos, todas las mañanas ocupa de 3 a 5 minutos antes de hacer nada mas en escribir los objetivos de tu agenda

Como regla pon la mitad de los que pienses que puedes hacer, ya que tendrás muchos imprevistos.

Al terminar una tarea táchala de la lista.

Si no hemos podido terminarla analiza porque:

¿Es por falta de tiempo? ¿O es una tarea que eludimos porque no nos gusta hacerla?

Ahora pregúntate cada viernes antes de irte a casa.

1º ¿Que parte de mi tiempo he dedicado a lo que debo hacer?

2º ¿Que parte de mi tiempo he dedicado a lo que no debo hacer?

3º ¿Que parte de mi tiempo debería haber dedicado a lo que no quiero hacer?

Y ahora manos a la obra, cambia lo que esta mal para los objetivos del lunes próximo.

3º Practica el habito de dejar de hacer.

Piensa en las actividades que realizas regularmente y que a simple vista no aportan valor a la gestión y además no estas obligado a realizar por imperativo jerárquico o normativo.

Confecciona una lista y pregúntate:

¿Que pasaría si redujera esas actividades a la mitad? ¿que pasaría si las eliminara de la agenda como actividad regular?

Si se puede, elimínalas. Si no se puede delégalas, y si es necesario habla con tu jefe para cualquiera de las dos cosas.

Ahora que ya has eliminado todo lo que te hace perder el tiempo el segundo punto clave es establecer preferencias y concentrarse en las tareas con la prioridad más alta, es decir, aquellas que más aporten a tu empresa.

El problema oculto. El Email.

No se si lo sabes pero el Email es tan adictivo como las tragaperras lo que ocurre es que todavía no ha sido diagnosticado como enfermedad, por tanto si no quieres caer victima de la mail dependencia opta por las conversaciones personales siempre que sea posible, usa el mail únicamente cuando no haya otros medios.

Algunas ideas practicas:

1º No respondas a los mails a no ser que seas el principal destinatario.

2º Cualquier medio que permita hablar en tiempo real por medios visuales o hablados es mejor que atascar el mail, practícalo.

3º Mira el correo solo 2 veces al día acostúmbrate a trabajar en off line (es muy fácil en la barra de herramientas) así no estarás constantemente distrayéndote por la entrada de mensajes. Verifícalo a horas programadas.

4º Al recibir el correo:

4.1 Elimina inmediatamente la publicidad y spam.

4.2º Crea una carpeta llamada revisión y lleva allí los mensajes liberando el inbox.

4.3º Revisa los urgentes o necesarios y el resto déjalos para después, cuando se haya acabado lo importante.

4.4º Los no necesarios, elimínalos, así, sin miedo, si necesitan algo te lo re-enviaran.

5º Si quieres evitar que te copien tus subordinados en todo, diles que a partir de ahora hay una nueva norma, esta es :

“No me copies si no tengo nada que hacer con ese tema, no necesito estar informado y no quiero que me copies por si acaso”.

Hace tiempo leí una anécdota curiosa.

Un jefe decía a sus empleados “Haced feliz al cliente, si resolver el problema cuesta menos de 100€, resolved el tema vosotros mismos, no me preguntéis. Si queréis informarme de algo, llamadme, no me escribáis”.

Como ves no es fácil ni sencillo, pero como siempre te digo esto es lean si fuera fácil todo el mundo lo haría, lleva tiempo y esfuerzo pero los resultados son espectaculares.

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Saludos.

Luis Perona