Las herramientas que todo directivo debe conocer: Formación

Una de las grandes olvidadas es la formación  de nuestros operarios, ya que muchos responsables piensan que eso es labor de los supervisores, team leaders y hasta del departamento de recursos humanos.

Sin embargo es extremadamente importante formar adecuadamente al personal, ya que como siempre digo lo que no pagues en formación lo pagaras en reclamaciones. Pero de todas formas vas a pagar, así que ¿por que no hacerlo primero en la formación del personal y tener a los clientes satisfechos?

Para poder supervisar a nuestros operarios tenemos diferentes herramientas:

Lo primero es definir las tareas que los operarios tienen que conocer para desempeñar correctamente su trabajo, esto habitualmente está en los manuales de calidad (a veces acumulando polvo…) pero lo importante es que verifiquemos si los operarios realmente saben efectuar esas tareas.

Para hacerlo podemos utilizar el diagrama de certificación que muestra quien ha sido evaluado (primera auditoria), quien está certificado (hemos evaluado y el operario sabe perfectamente realizar las tareas y además puede enseñar a otros) quien está en proceso de formación y para que fecha. De este modo podemos visualizar claramente que personas y en que puestos tienen que recibir  formación y quienes pueden impartirla.

Una vez realizada esta labor podemos evaluar el porcentaje de funciones que los operarios saben realizar perfectamente para comprobar que otras tareas pueden aprender.

Esto es muy útil si queremos tener un personal polivalente, porque puede que ya sepan hacer todas las funciones de su puesto, pero necesitan aprender las de otros y estas herramientas los muestran claramente.

La siguiente herramienta es muy sencilla, es un plan de formación programado, en el que veis a continuación vienen los próximos  2 meses  y en rojo se ve las áreas en las que van a trabajar (1 letra x casilla) pero en verde vienen las semanas que van a estar en formación, por lo que tenemos que nivelar la carga de trabajo para asegurarnos de que tendremos suficiente personal para trabajar el día a día sin tener que utilizar a los que están en formación.

Esto pasa frecuentemente porque los directivos no planifican bien y cuando se dan cuenta del volumen de trabajo anulan la formación hasta nueva fecha (a veces dentro de varios meses) con lo que nunca tendremos un personal polivalente.

Otra idea interesante es la ver la fluidez o facilidad que tienen los operarios con las diferentes funciones. A veces hemos formado al personal, pero resulta que no lo cambiamos de puesto durante varios meses y por tanto pierde la fluidez que tenia al recibir la formación, por tanto sacar una matriz de este tipo nos permite ver quien tiene que rotar de puesto para volver a coger fluidez o practica en algún puesto.

Por ultimo y muy importante sobre todo para los operarios que utilizan ordenadores (cada vez afortunadamente), tenemos que verificar quienes realmente tienen acceso a las transacciones que necesitan y quienes saben realmente utilizarlas, ya que en ocasiones se dan casos de que un operario sabe hacer un trabajo pero no sabe utilizar la transacción adecuada y tiene que pedir a otro que ejecute esa transacción en el sistema informático o hasta que la ejecute, porque el no tiene acceso a la misma.

Esta matriz nos lo muestra y nos permite ver quien necesita formación y en que funciones.

Como veis herramientas muy sencillas pero practicas para poder formar correctamente a los operarios y evitar pagar en reclamaciones.

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Saludos.

Luis Perona

Las herramientas que todo directivo debe conocer. Procesos.

Unas herramientas muy importantes para poder definir nuestra forma de trabajar es la de los procesos.

Hay múltiples herramientas para procesos, pero básicamente los diagramas de flujo son los básicos, ya que nos indican los pasos en el orden correcto que van desarrollándose en un proceso.

Seguramente ya los conoces, sin embargo hay algunos procesos que afectan a varios departamentos. En ese caso, ¿como hacemos el diagrama de flujo mostrando los distintos departamentos o personas implicadas?

Para ello existe el diagrama de funciones cruzadas el cual es muy similar al de flujo pero mostrando en la parte vertical del mismo que departamento o persona hace la función.

Es un sistema practico y sobre todo visual. Puedes añadirle imágenes o iconos para hacerlo mas visual.

Otro tipo de diagrama de flujo es el llamado a Day in the life (un día en la vida) que muestra las funciones o tareas que una persona o  equipo debe realizar de forma habitual.

Es muy útil sobre todo cuando se incorporan nuevas personas y tienen que aprender las funciones a realizar y sobre todo la secuencia para  hacerlo.

Otro sistema visual para detectar mejoras a implementar es el diagrama espagueti, que nos muestra los movimientos que hace un operario durante el proceso para realizarlo.

Lo ideal es grabar los movimientos con una cámara de video y después visualizarlos para poder definir cuantas veces se va a una determinada zona o ubicación a recoger materiales y de este modo buscar simplificar el proceso para que los movimientos se minimicen.

Relacionado con este diagrama es muy importante tener definidas las zonas de trabajo con fotos de control visual que muestren como deben estar las zonas, donde se ubican los consumibles, los utillajes, los equipos informáticos, etc.

De este modo podemos mostrar a cualquier operario como debe estar la zona de trabajo en cualquier ocasión (no solo cuando vienen los auditores de calidad) y así detectar anomalías y poder aplicar el diagrama espagueti para reducir movimientos.

Por ultimo y relacionado con el control visual, existe otra herramienta lean llamada el paseo de la vergüenza, que básicamente consiste en darse una vuelta cada día por diferentes zonas de la planta y sacar fotos de las cosas que están mal ubicada, colocadas, etc. y ponerlas en el tablón de anuncios para que den vergüenza y los operarios se acostumbren a trabajar como se espera de ellos (5S, control visual, etc.).

Son solo algunas herramientas, pero creo que son útiles.

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Saludos.

Luis Perona

Las herramientas que todo directivo debe conocer: Inventario

Una de las claves para que las empresas funcionen bien es que tengan el inventario correcto, ni exceso (sobre coste) ni defecto (roturas de stock, clientes insatisfechos)

Para lograr mantener el inventario adecuado tenemos unas cuantas herramientas que pueden ser útiles.

Una de las mas importantes es definir cual es el stock mínimo y máximo que debemos tener y los safety y buffer stock para reducir las posibilidades de que haya rotura de stock.

¿Cómo lo calculamos? Verificando la variación de los consumos para los artículos que generan el 80% de nuestras ventas.

De acuerdo a Wilfredo Pareto normalmente estos son el 20% de artículos, por lo que no tenemos que verificar todos, solo ese 20% que es critico para nuestros clientes.

Una clasificación ABC de artículos según su rotación nos ayuda a definirlos.

Ahora podemos dividir esos artículos, (supongamos que son 100) entre el numero de días laborales (ej. 20) y de ese modo verificar la cantidad resultante cada día (100/20=5 artículos por día). De ese modo podemos analizar la variación de la demanda y definir el punto de stock máximo y mínimo para esos artículos.

Hay quien me dirá que eso ya lo hace un MRP, y es cierto, pero el MRP analiza como todas las maquinas, o sea sin inteligencia humana y solo va a ver promedios, sin embargo como ya he explicado algunas veces, los promedios en la vida real no sirven para nada.

Para ello podemos utilizar una comparativa por clientes que muestre la variación entre los máximos consumos y el promedio, eso nos permite ver que clientes tienen una mayor variación y hablar con ellos para entender porque existen esas diferencias.

Por tanto analicemos porque hay variaciones grandes, que clientes compran en grandes cantidades y porque, vayamos a visitarles para entenderlo, y de este modo establezcamos mecanismos para no tener roturas de stock.

El buffer y safety stock sirven para minimizar los riesgos de rotura, de tal modo que el buffer cubre la cantidad necesaria para las variaciones en la demanda y las ineficiencias en las previsiones de venta.

El safety cubre la variación para cubrir las ineficiencias internas como perdidas, obsolescencias, paradas de producción, etc.

Este es un trabajo muy minucioso y la gente se cansa de hacerlo, pero es que el stock es uno de los mayores costes de la empresa y por tanto tenemos que hacer un buen trabajo para reducirlo.

En base a estos análisis podemos definir los kanban que incluyen la cantidad mínima y máxima de cada producto o ubicación y reponerlo constantemente según se reduce el stock hasta el mínimo.

Otra herramienta muy útil sobre todo para los clientes top es lo que llamamos bread&butter (pan y mantequilla en ingles) que nos sirve para definir junto al cliente los niveles que quiere mantener de acuerdo a sus previsiones de venta.

En mi caso nos reuníamos con el cliente una vez al mes y analizábamos sus necesidades, previsiones, y el nivel de stock que debíamos mantener.

Era un trabajo extra pero el cliente estaba encantado y le asegurábamos que no tendría roturas de stock.

De nuevo, es difícil, lleva tiempo y esfuerzo, pero esto es lean y si fuera fácil todo el mundo lo haría.

Otra herramienta interesante es hacer el seguimiento de los plazos de entrega de los últimos meses para los artículos del 20/80.

Esto permite saber que artículos son mas problemáticos y en que épocas, y así analizar el problema con nuestros proveedores.

Por ultimo hay que analizar los 3 grandes olvidados en los inventarios, los slow moving (material de baja rotación), los pack & hold (pedidos del cliente que tenemos en nuestras instalaciones ocupando espacio) y el scrap (material defectuoso y que hay que tirar por defectos de producción o por obsolescencia).

Tenemos que tener claro que material tenemos, desde cuando lo tenemos y que vamos a hacer con el.

Una buena idea para los slow moving es ponerlos en una zona bien visible del almacén con un cartel que indique la fecha del ultimo consumo y de este modo como lo vamos a ver cada día, nos va a molestar y tomaremos acciones para darle salida (por medio de ofertas de comercial, pasarlo a scrap , etc.)

Los pack & hold nos permiten ver que clientes están dejando en deposito material por largo tiempo y el coste que nos supone tener esos metros ocupados.

Recuerdo un cliente que tenia que alquilar otro almacén para sus pack&hold porque en el suyo no entraban.

El nivel de scrap es también muy importante para definir que cosas hacemos mal (producir en exceso=obsoleto, producir defectuoso=scrap, comprar en exceso=obsoleto, etc.)

Como veis son varias herramientas, hay muchas mas, pero creo que pueden ser útiles estas ideas.

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Saludos.

Luis Perona