Kanban preguntas típicas 3

Otra pregunta típica a la hora de trabajar con un kanban es:

¿cómo defino correctamente las cantidades?

Lo típico que nos dicen en cualquier manual de planificación de materiales es que tengamos en cuenta el promedio de venta para definir la cantidad de stock mínimo que tenemos que mantener, pero este es un error, que produce que tengamos exceso o rotura de stock en múltiples ocasiones.

Y es que el promedio no sirve para nada, siempre utilizo la misma comparación, si tu y yo nos vamos a comer un pollo y tu te comes un muslo y yo todo el resto, el promedio dice que cada uno nos hemos comido medio pollo, pero seguramente tu seguirás con hambre y yo estaré lleno.

En nuestro stock sucede lo mismo, lo que realmente mata al stock no es el promedio, sino los excesos en la demanda.

Si tus clientes compran una media de 50 unidades por semana, todo ira bien hasta que de repente un cliente compre 80 en un solo pedido, eso es lo que te produce la rotura de stock.

Por tanto tienes que tener en cuenta esos picos en la demanda que te producen desequilibrios en la producción.

Para ello sirve lo que se llama el buffer stock que es la cantidad necesaria de stock para cubrir esos cambios o esa inestabilidad en la demanda.

Por tanto verifica la dispersión de la demanda de los artículos y verifica que cantidades por encima del promedio se producen y con que frecuencia.

De este modo podrás planificar tu kanban para poder tener mas stock del que te dice el promedio y poder satisfacer las demandas inesperadas.

Por otro lado tenemos que tener en cuenta lo que se llama el safety stock que no es ni mas ni menos que la cantidad de stock que necesitamos para asegurar la entrega a los clientes a pesar de los problemas e ineficiencias de la producción o de los proveedores.

Por ejemplo, en ciertas líneas de producción siempre tenemos una serie de procesos en los que puede haber defectos de calidad que hacen que no tengamos la cantidad prevista fabricada, ya que hay que reprocesar.

O en determinadas épocas del año, tenemos problemas de falta de suministro por parte de algún proveedor, por lo que nos rompe el stock.

Analízalo para definir bien tu safety stock.

Así con tu promedio mas tu buffer stock y tu safety stock garantizarás el stock máximo que debes tener en tu kanban.

¿Y el stock mínimo? Pues tres cuartos de lo mismo, analiza los valles en la demanda, y las épocas de exceso de producción para saber hasta donde puedes llegar a fin de tener un stock mínimo antes de volver a producir y no pillarte los dedos y quedarte sin stock.

Así que hay que analizar mucho antes de definir las cantidades de las tarjetas kanban, por eso es por lo que las tarjetas kanban se utilizan para los productos de mayor rotación, no para todo el stock.

Los productos de media o baja rotación no necesitan kanban.

Alguno me dirá que este proceso lleva mucho trabajo y análisis, pero si quieres tener el stock correcto y reducir el nivel de inventario total, no existen recetas milagrosas sino análisis muy cuidadoso del comportamiento de la demanda y de las ineficiencias en la producción.

Otra pregunta típica es:

¿Cómo entrenar a los empleados para que confíen en el sistema kanban?

Pues como se entrena todo, paso a paso. Tenemos que empezar enseñando muy bien lo que hay que hacer. Como a cámara lenta, no tengas prisa por enseñar.

Esto quiere decir, tenemos que hacer varias tarjetas kanban y ponerlas en los puestos de trabajo y mostrar a la gente que tiene que hacer.

Por ejemplo:

Tenemos en una ubicación una tarjeta que dice mínimo 10 unidades y máximo 20, y nuestro stock es de 15. Pregunta a los operarios, ¿qué tenemos que hacer? Y deja que respondan.

La respuesta correcta es nada, ya que estamos por encima de 10 que es el mínimo.

Ahora haz la misma pregunta teniendo 10 unidades, ¿qué tenemos que hacer?

Quizás alguno te diga que fabricar 10 mas, para llegar a 20, pero la respuesta es la misma, no hacemos nada, hasta que bajemos a 9 unidades.

Entonces si empezaremos a producir hasta el máximo de 20 unidades y pondremos la tarjeta kanban en el lugar acordado para que nos suministren la materia prima necesaria para poder producir hasta las 20 Uds.

Una vez hecho este “teatro” para que todo el mundo lo pueda entender, empieza en una fase piloto con varias tarjetas kanban, quizás 5 o 6 no mas, hasta que los operarios vayan aprendiendo que tienen que hacer, y no te olvides de pasearte por la zona varias veces al día para ver que las unidades están entre el mínimo y el máximo, porque a los operarios se les puede olvidar.

Una vez hecho esto, podemos ir extendiendo la cantidad de tarjetas hasta las que sean necesarias para nuestros artículos de mayor rotación.

Otra pregunta típica es:

Esto del kanban está muy bien para empresas grandes pero en una empresa pequeña no tiene sentido ¿verdad?

Todo lo contrario, las empresas grandes suelen tener pulmón financiero para poder asumir el exceso de inventario, pero las pequeñas no, así que cuanto mas pequeña la empresa, mas importante es reducir el nivel de stock y mejorar el flujo de caja, por lo que el kanban es una herramienta muy importante.

Ponlo en marcha lo antes posible, tu responsable financiero te lo agradecerá.

Como veis todo tiene un proceso, pero es sencillo de poner en marcha, solo tienes que seguir las instrucciones paso a paso y explicar mucho a los operarios que tienen que hacer y como y cuando tienen que hacerlo.

Tenéis mas información sobre kanban en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:

https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona

¿Por qué usar un Kanban? Preguntas típicas 2.

Una de las preguntas típicas cuando pensamos en poner en marcha un kanban es la que esta relacionada con la resistencia al cambio.

¿Como podemos vencer esa resistencia?

Como en la mayoría de las cosas nuevas, la gente se imagina cosas que no van a suceder realmente y eso les produce inseguridad, y por tanto prefieren seguir haciendo lo mismo que hasta ahora. Ya sabes el típico refrán.

Mas vale lo malo conocido que lo bueno por conocer.

Por tanto tenemos que demostrar que lo bueno por conocer es muy bueno, y no solo para la empresa, (que es muy importante), sino también para los operarios.

Porque si solo es bueno para la empresa y no para los operarios, estos sabotearan el proceso.

Así que tenemos que explicar muy detalladamente que es un kanban, como funciona, que nuevos métodos de reposición, de producción y de entrega se van a utilizar, etc.

También, como la empresa va a reducir la cantidad de inventario y porque eso es bueno, ya que ahorra dinero invertido en producir y no cobrado al no haberlo vendido.

También tenemos que explicar que si no vamos a producir material porque hemos llegado al máximo que indica la tarjeta kanban, eso no significa que nos sobre personal, sino que ese personal se va a dedicar a hacer otras cosas, entre ellas la formación, esa gran desconocida.

Y como todo eso va a permitir que los operarios sean polivalentes y puedan trabajar en diferentes áreas de la empresa según se necesite y la empresa va a ser mas productiva y eficiente.

Todo eso hay que explicarlo y si además muestras imágenes de cómo se ha hecho en otras empresas o videos, la gente lo va a entender mucho mejor.

Así que el truco es sencillo, explica, explica, explica y cuando lo hayas explicado, vuelve a explicarlo.

Es mejor ser pesado y repetir muchas veces, que no hacerlo y permitir que los chismes y rumores corran como la pólvora.

Recuerdo un cliente, que cuando planteamos parar las maquinas para no producir mas que lo que el kanban indicara, los operarios me dijeron que si había ido a despedirles. Les expliqué que no, que para despedirles no hacia falta un consultor, sino que era mucho mas barato que recursos humanos les llamara a su despacho. Pero después de varias semanas de repetir y explicar lo mismo, se dieron cuenta de que el nuevo sistema de producción, era mucho mas sencillo, y eficaz que el anterior y ya no querían volver al método anterior.

Explícales que el inventario no vendido es como tener cajas llenas de billetes de 50€, que no se pueden tocar porque explotan, y a la vez no tener dinero para pagar la hipoteca. ¿Cuantas cajas como esas querrías tener en tu casa?

Otra pregunta típica es.

¿Y si a mi jefe no le interesa el kanban?

Buena pregunta, es la que mas me suelen hacer.

Y la respuesta es muy sencilla, se responde con otra pregunta.

¿Por que no le interesa?

Opción A. Porque no quiere cambiar.

Entonces aplica lo explicado en el punto anterior.

Opción B. Por que no cree que ahorremos dinero

En ese caso tienes que demostrar como se ahorra dinero.

Y para eso tienes dos formas de hacerlo.

1º Muéstrale lo que han hecho otras empresas y como si han ahorrado dinero, tienes ejemplos en la industria del automóvil, en las grandes superficies tal como explique en el post anterior con los supermercados y en multitud de empresas pequeñas que lo han aplicado con excelentes resultados.

Prepara una buena presentación en la que se destaque el dinero ahorrado seguro que le interesara.

2º Pídele hacer una prueba piloto en una línea de trabajo o en una zona que sea la que habitualmente le crea mas quebraderos de cabeza. Si eres capaz de reducir sus problemas seguro que te autorizará a seguir adelante en el resto de la planta.

Para ello ten en cuenta que tienes que analizar muy bien que vas a hacer y como lo vas a hacer, ya que si metes la pata, tendrás la puerta de tu jefe cerrada para el futuro. Así que planifica bien y desarrolla mejor. Usa la regla del carpintero, mide dos veces, corta solo una.

Otra pregunta típica es ¿como influir en los grandes jefes para que implementen kanban?

Pues es algo parecido a lo anterior, pero en este caso estas hablando del jefe de tu jefe, por lo que tienes que ir con pies de plomo, ya que no hay nada peor, que tu jefe piense que te estas saltando su autoridad.

La idea es que te hagas el encontradizo con el gran jefe y vayas dejando caer perlas sobre el kanban.

Para ello tienes que estar bien preparado y tener listo tu discurso del ascensor o en otras palabras tu mensaje claro y conciso de porque el kanban va a hacer reducir los costes de inventario.

Deben ser 15 palabras que expliquen que se puede hacer y como lograrlo.

Podría ser algo como esto.

Conozco un sistema de reposición que permite reducir el stock al 50 sin ninguna inversión.

15 palabras ni mas ni menos.

Si el gran jefe esta harto del exceso de inventario, esa frase le va a sonar a música celestial y te va a preguntar inmediatamente cual es.

En ese momento es cuando tienes que tener tu presentación preparada en tu ordenador para enseñársela, explicando kanban en no mas de 10 slides.

Muestra ejemplos de Toyota, y de otras empresas, que sean verificables, no cojas lo primero que aparezca en internet, y muestra como poder hacerlo en tu empresa en una fase piloto.

Indica que te ofreces voluntario para pilotar el proyecto, pero que necesitas la autorización de tu jefe.

¿Y porque 10 slides solamente?

Por que los grandes jefes tienen poco tiempo y 10 slides se ven en 10 minutos, pero si preparas una presentación exhaustiva el gran jefe se va aburrir y dejara de interesarle.

Tienes mas información sobre el discurso del ascensor y las presentaciones para grandes jefes en mi libro Hábitos y Herramientas, este es el enlace. https://www.createspace.com/6755597

Como ves no se necesita física nuclear para vencer la resistencia al cambio o para convencer a los jefes, es solo cuestión de método de y poder utilizar las herramientas correctas para hablar lo adecuado en el momento adecuado.

Éxito

Saludos.

Luis Perona.

¿Por qué usar un kanban? Preguntas típicas

Uno de los tópicos cuando hablamos de kanban es este:

¿Cuales son los beneficios?

Poner en marcha un kanban tiene al menos 3 beneficios:

1º El kanban permite reducir mucho el stock. ¿Por qué?.  Porque normalmente en la producción tenemos cuellos de botella y delante de cada cuello tenemos stock que tiene que ser procesado.

Cuando empezamos a utilizar un kanban, nuestro stock delante de cada maquina para ser procesado se reduce a uno o dos lotes, como máximo, dependiendo de la rapidez de cada maquina para procesar los productos.

Los lotes que tenemos para procesar delante de la maquina están definidos por la información de la tarjeta kanban.

Si nuestra maquina procesa 1 pieza por minuto, tendremos un kanban de 30 unidades o 2 de 15 suponiendo que la velocidad de la siguiente maquina para procesar sea de 30 unidades a la hora.

De este modo lograremos un flujo mucho mas rápido.

2º Kanban nos permite tener un control visual de la producción de modo que podemos ver inmediatamente si tenemos suficiente stock o no, ya que las tarjetas kanban tienen una parte posterior de algún color que muestra que nos quedamos cortos de stock y tenemos que reponer rápidamente.

3º Kanban permite dejar de producir cuando no es necesario, ya que si no hay tarjetas kanban que demanden mas producto desde la siguiente maquina no podremos seguir fabricando ya que solo se fabrica si hay una tarjeta kanban que así lo ordene.

Esto reduce al máximo otro gran desperdicio como es la sobreproducción.

¿Como nivelar la producción usando un kanban?

Como he explicado en el punto anterior, el kanban nos va a permitir nivelar la producción.

Algunos se preguntan como es posible, pero es algo que vemos cada día en nuestra vida cotidiana sin darnos cuenta de ello.

Por ejemplo, imagina que vas al supermercado a comprar cervezas, por ejemplo.

Vas a la estantería de las cervezas, y ¿cuantas hay de tu marca favorita? ¿50? ¿75? ¿Quizás 100? Pero no mas.

¿Significa eso que en el supermercado no hay mas de 100 cervezas de tu marca?
Seguro que no, en el almacén del supermercado puede haber cientos o miles de ellas. Pero solo las reponen cuando la estantería empieza a vaciarse.

De forma parecida podemos nivelar la producción ya que en cada proceso de nuestra producción vamos a tener una cantidad limitada de stock, y nada mas. Esa cantidad esta limitada por la tarjeta kanban.

Todos nuestros procesos están conectados desde aguas arriba (desde expediciones) de ese modo, el ultimo proceso pide al anterior justo lo que el cliente ha solicitado, y este hace lo mismo con el anterior y así sucesivamente hasta el primero.

De este modo tenemos algo de material en proceso en cada maquina para poder procesar las unidades pedidas por el cliente. Pero no fabricaremos nada mas hasta que lleguemos a la cantidad solicitada por la tarjeta kanban, ni mas ni menos.

Por ejemplo, tenemos en cada proceso 30 unidades de material en proceso delante de cada maquina, y ahora el cliente pide 10 unidades.

Cada maquina producirá 10 unidades, pero nada mas, ya que las tarjetas kanban dicen que solo empecemos a producir cuando nuestro stock está por debajo de 15.

Cuando otro cliente solicite material, y nuestras tarjetas muestren que estamos por debajo de 15 produciremos hasta el máximo de 30 unidades.

Donde puedo aprender los mejores ejemplos de kanban?

Tenemos diferentes ejemplos de kanban en diferentes industrias, pero de nuevo tenemos kanban a nuestro alrededor cada día.

¿No te lo crees?

Si eres conductor, ¿cuando repostas combustible? ¿Cada día?

Seguro que no, lo haces solo cuando se enciende la luz de reserva de tu coche.

No tiene sentido llenar un poquito el deposito cada día, por si acaso, por eso esperamos a que se encienda la luz de reserva y entonces repostamos.

Esa luz de reserva no es ni mas ni menos que una tarjeta kanban luminosa en tu coche.

Ya he explicado lo mismo en el punto 2 sobre los supermercados.

Pero otro caso típico se da en un restaurante. Cuando vas a comer tienes muchos platos listos para pedir y te los servirán en pocos minutos.

Pero, ¿que están haciendo los cocineros antes de que llegues? ¿Nada?

Por supuesto que no, ellos ya tienen preparada la mayoría de la comida, salsas, aliños, patatas listas para freír o asar, ensaladas listas para servir, etc.

¿Cuantas tienen preparadas de antemano? El mínimo que les permite servir a los clientes rápidamente pero no demasiado ya que si no vienen tantos clientes tendrán que tirar la comida.

A partir de ese mínimo, que es su kanban, empiezan a reponer para asegurarse de que tienen suficiente comida para servir en varios minutos.

Estos son procesos típicos de kanban, pero a nivel industrial tenéis muchos videos que explican el proceso.

Estos son bastante buenos:

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https://www.youtube.com/watch?v=wfsRAZUnonI&index=23&list=PL11D2B4923F504C21

https://www.youtube.com/watch?v=ZHxz_u-JkEk

Tenéis mas información sobre como realizar un kanban efectivo en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace:

https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona