¿Por qué no me cuadra el inventario?

Una de las preguntas que muchas empresas se hacen es esta, ¿por qué no cuadra el inventario?

A pesar de tener sistemas de picking por código de barras, u otro software muy especializado, cuando llega el día del inventario anual, hay muchas variaciones que nadie puede explicar.

¿Que podemos hacer?

Una de las ideas que tenemos que tener en cuenta es la regla del 20/80 o regla de Pareto que nos dice que el 20% de los artículos produce el 80% de las ventas.

Por tanto ese 20% de artículos son los que mas movimientos tienen y seguramente los que mas variaciones van a tener en nuestro inventario anual.

Así que si tenemos controlados ese 20% de artículos, tendremos controlado la mayoría del inventario.

Por tanto, ¿cómo los controlamos?

Un sistema sencillo es el sistema kanban, que como ya sabéis es un sistema de reposición por tarjetas que nos permite reponer el producto cuando se llega a la cantidad mínima que indica la tarjeta.

Hasta ahí todo, es algo conocido, ¿verdad? . Entonces ¿qué tiene que ver el kanban con el inventario?

Pues bien, cuando ponemos la tarjeta kanban en el panel de reposición para que el runner reponga las unidades que faltan, podemos hacer algo mas.

Podemos pedir a los operarios que cuenten físicamente las unidades que quedan en la ubicación y las apunten en un post-it que uniremos a la tarjeta kanban, así habremos hecho un recuento rápido del producto de forma automática y antes de reponer el stock podremos comprobar que la cantidad que queda en la ubicación cuadra con lo que dice el sistema informático.

Si cuadra perfecto, si no es así, entonces tenemos que empezar a analizar porque existen esas desviaciones.

Con un ejemplo se entenderá mejor.

Supongamos que tenemos un producto A que está en el kanban. La cantidad máxima son 100 unidades y la mínima 50.

Para hacerlo fácil, pondremos la tarjeta kanban de reposición entre las unidades del producto, para que cuando vayamos consumiendo y lleguemos a las 50 unidades, la tarjeta kanban sea visible.

En ese momento el operario se encuentra la tarjeta y sabe que tiene que ponerla en el panel para que el runner reponga. Pero justo en ese momento el operario de picking hace el recuento del stock que queda, lo anota en un post-it y lo pega a la tarjeta, dejándola en el panel.

El runner pasará a recoger las tarjetas y entregará el post it al team leader para que verifique el stock en el ordenador, y el seguirá para ir a la ubicación de pallets para reponer las 50 unidades que faltan en la ubicación de picking.

Como ves es un sistema muy sencillo, que nos permite efectuar inventarios diariamente, ya que casi todos los días se reponen kanbans, y eso permite controlar varias referencias del 20% de los artículos con máxima rotación.

Si queréis avanzar mas, podéis poner mas tarjetas kanban para los artículos de media rotación y efectuar el mismo sistema.

De ese modo los artículos A y B estarán controlados casi diariamente, mientras que los C que tienen muy poca rotación no los controlaremos hasta el inventario físico semestral o anual.

Lo que si es muy importante es verificar porque tenemos variaciones en el stock, ese es un análisis que se puede hacer en un taller kaizen.

Como veis lean es sencillo, con herramientas muy sencillas como las tarjetas kanban, pero no es fácil, porque la gente se cansa de utilizarlo, ahí es donde vosotros tenéis que trabajar con vuestra gente para que sean disciplinados y sigan los procedimientos.

Tenéis mas información sobre kanban en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: https://www.createspace.com/5280768

Y mas información sobre herramientas para el control de inventario en H&H los mejores hábitos y herramientas para directivos: https://www.createspace.com/6264046

Saludos.

Luis Perona.