Picking se escribe con U.

Uno de los problemas que tienen los logísticos es el picking de productos para enviar a los clientes.

Se necesitan varias carretillas para recoger los productos y se pierde mucho tiempo bajando pallets, recogiendo los productos necesarios y volviendo a subir el pallet a su ubicación.

Además se producen muchos errores en cantidad y en el tipo de producto.

Todo esto se conoce en terminología lean como Muda o desperdicio.

¿Cómo solucionarlo?

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es la regla 80/20, que nos dice que el 80% de las ventas se produce por un 20% de las referencias.

Si hacemos un análisis ABC (máxima, media y mínima rotación) de los productos veremos que esta regla 80/20 se cumple, por tanto podemos definir como hacer el picking del 80% de los productos que se venden de una forma muy sencilla.

Un sistema muy eficaz es el de las tarjetas kanban que ya he explicado algunas veces en este blog.

El sistema kanban nos indica con una tarjeta de color chillón que debemos reponer los productos para que no se agoten.

Pues bien si combinamos el kanban con un tipo de picking en forma de U veremos que podemos ser mucho mas eficaces y perder tiempo y reducir errores.

¿Por qué en forma de U? Porque es la forma que mejor permite acceder  a los productos minimizando los desplazamientos al efectuar el picking.

Así uno de mis clientes cambió la forma de trabajar colocando las estanterías en forma de U para los productos A (el 20% que produce el 80% de las ventas) y lo combino con un sistema kanban.

De este modo colocaron varios pallets de las referencias A de modo que se pudieran coger desde el nivel suelo por parte de los operarios de picking y en el nivel superior colocaron otro pallet de la misma referencia.

Al ir terminándose el pallet de nivel suelo se colocaba la tarjeta kanban y un operario a cargo bajaba el pallet del nivel superior al suelo y a continuación iba a coger otro pallet completo para reponer el nivel mas alto. La tarjeta kanban volvía a su puesto original hasta que fuera necesario utilizarla.

Este sistema que parece muy sencillo permitió al cliente reducir la cantidad de carretillas para efectuar el picking de 4 a 1 y lo mas importante mejoró la preparación de pedidos en un 50% (tanto en tiempo empleado como en reclamaciones por errores).

El coste fue relativamente bajo, solo necesitaron cambiar la forma en que estaban colocadas las estanterías de forma que estuvieran en U y crear unas tarjetas kanban.

Además se asigno a un solo operario a utilizar la carretilla elevadora para reponer los productos A y para hacer el picking de los B y C (mucho menos frecuentes en los pedidos).

Por eso recuerda que si quieres mejorar tu picking, picking se escribe con U.

Tenéis mas ideas para mejorar la preparación de pedidos en mi libro ExceLEANcia, este es el enlace: https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona

KPI ¿y eso que es?

Hace unos días, un amigo me preguntaba donde podía conseguir un curso sobre KPI´s ya que era algo que cada vez mas le pedían en las entrevistas de trabajo.

Le explique que no existen cursos (al menos que yo sepa) sobre KPI´s ya que los KPI´s son una forma de verificar las diferentes métricas que utilizan las empresas para conseguir sus objetivos.

KPI significa Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento en castellano.

Donde mas se utilizan los KPI es en las evaluaciones de calidad ya que son métricas que verifican los responsables de calidad para ver si la empresa esta haciendo lo correcto para conseguir los objetivos propuestos.

¿Qué tipos de KPI´s existen?

Pues la respuesta es que hay tantos como empresas, ya que cada empresa define sus objetivos, pero para intentar concretar un poco podemos dividirlos en áreas.

Por ejemplo para los logísticos, los KPI´s mas importantes son los relacionados con:

1º Entregas en la fecha comprometida también conocido como Scheduled Ship Date (SSD)o fecha de envio comprometida.

Así, si nuestro objetivo es entregar el 98% en fecha podemos analizar cada mes, semana o día como estamos entregando.

2º Otro método es las entregas en las fecha solicitada por el cliente o Customer Request Date (CRD), muy importante para ver si realmente cumplimos con lo que pide nuestro cliente.

En uno de mis clientes, el SSD era del 98% pero el CRD era del 50%, así que ellos pensaban que lo hacían muy bien pero los clientes no tenían la misma idea.

Lo ideal seria empezar a verificar las causas de esos errores según su origen, falta de materiales, envíos incorrectos, error del cliente al pedir el producto, etc, para poner las acciones preventivas y correctivas en marcha

3º Otro Kpi para los logísticos es la fiabilidad del inventario también conocida como Cycle Count o recuento cíclico, en este caso tenemos que contar los productos del almacén cada día para ver si realmente el inventario es correcto.

Lo hacemos dividiendo los artículos según la clasificación ABC (A máxima rotación, B media y C mínima) y contando el doble de veces los A que los B y los B el doble que los C.

Así si los A los contamos 12 veces al mes, los B 6 veces al mes y los C 4 veces al mes estaremos siguiendo el orden correcto (22 dias laborales=22 articulos contados). La idea es que no tiene sentido contar muchas veces los productos con poco movimiento ya que no se mueven, pero en los que hay mucho movimiento suele haber errores y por tanto diferencias de inventario.

El KPI del inventario debemos verificarlo no solo en base a la cantidad de unidades sino también tomando en cuenta el valor de inventario, porque no es lo mismo que falte una unidad de valor 1€ que una de valor 100.000€

Para los responsables de calidad, el principal KPI es los defectos y reclamaciones de clientes.

En una planta de producción los defectos se suelen medir en PPM o partes por millón, ya que si medimos en porcentaje, la cantidad de errores es muy superior que si lo hacemos en partes por millón.

La forma de hacerlo es tan sencilla como hacer una regla de tres elevando la cantidad a 1 millón.

Por ejemplo si tenemos 700 envíos y 3 errores el % de fiabilidad es de 99.6% que parece un porcentaje muy bueno pero si lo elevamos a un millón (3x 1.000.000/700) nos da la cantidad de 4.285 errores.

Si por cada millón de vehículos que vende una empresa hubiera 4.285 accidentes mortales por defectos del vehículo, el fabricante tendría que cerrar la planta.

Además al trabajar con PPM´s podemos comparar la fiabilidad de plantas o de maquinas aunque no tengan la misma capacidad de producción, ya que todas las vamos a elevar a un millón.

Ahora esos defectos tenemos que agruparlos por cada causa principal para analizarlos y un buen sistema es el AMFE del que ya tenéis ejemplos en este blog.

KPI´s para los financieros son los volúmenes de venta con relación al objetivo fijado a primero de año, el nivel de costes con respecto al objetivo, el movimiento del flujo de caja, etc.

En especial a mi me gusta poner KPI´s relacionados con lean, como las matrices de formación (para saber que operarios tienen que aprender y cuando esta previsto), las de rendimiento (para comparar la productividad y calidad de los operarios), las de competencia de secciones por las 5S (para ver que sección es mas limpia y ordenada), etc.

Como veis hay tantos KPI´s como empresas, pero estos suelen ser los mas habituales.

Lo ideal es que pongáis a vuestra gente no mas de 3 KPI´s para empezar, ya que si hay demasiados la gente se siente agobiada y no sabe que tiene que hacer, por tanto 3 KPI´s que se cumplan habitualmente es lo ideal para empezar.

Tenéis mas información sobre KPI´s en mi libro ExceLEANcia, este es el link: https://www.createspace.com/5280768

Saludos.

Luis Perona

Check list 5S

Las 5 S es una de las herramientas para empezar a eliminar muda, consisten en 5 palabras japonesas que empiezan por S.

Sin embargo en ocasiones las personas que empiezan a aplicar lean no saben como empezar, aquí tenéis un sencillo check list para poder aplicarlo.

Seiri = Limpiar

Te has preguntado ¿por que el ejercito pone tanta atención  en la limpieza?

Porque limpiar las partes es la mejor forma de ver posible daños y prevenir averías, y cuando te estás jugando la vida, es mejor no tener averías.

La limpieza es la parte esencial de comprobaciones y mantenimiento

-Check list.

¿Están las áreas de los puestos de trabajo igual que en la foto estándar? ¿Tenemos una foto estándar de cómo tiene que estar el área de trabajo?

¿Hay zonas con polvo, grasa o suciedad?

¿Está el suelo limpio o hay restos de aceite que pueden provocar accidentes?

¿Hay pallets, cajas, u otros productos en zonas donde no deben estar?

-Seiton= Colocar

Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa

Primero tenemos que definir que herramientas y útiles son necesarios para evitar la acumulación de productos.

Sin embargo una de las situaciones habituales cuando empezamos a aplicar las 5S es que hay que decidir que cosas se dejan en los puestos de trabajo y cuales no.

Esto en ocasiones es un autentico dilema, ya que hay múltiples opiniones sobre que se debe guardar y que se debe dejar disponible para las operaciones diarias.

Hay tantas opiniones como personas implicadas en la decisión, por eso hay una serie de trucos que pueden funcionar.

1º La decisión deben tomarla UNICAMENTE las personas que sean responsables de los materiales a utilizar. Es decir los jefes de equipo o supervisores que saben lo que necesitan en cada momento.

2º Como en ocasiones hay tantas cosas en el puesto de trabajo, parece que decidir es una tarea enorme, y se suele retrasar con cualquier tipo de excusa.  Pero hay que hacerlo y lo antes posible.

3º Para poder decidir mas fácilmente, es practico utilizar etiquetas de colores.  Uno de mis clientes creo etiquetas con 3 colores, Rojo para lo que no se necesitaba (normalmente aquello que no se había utilizado en los últimos 12 meses). Amarillo para aquello que se utilizaba de vez en cuando (digamos cada 3 meses) y Verde para lo que se utilizaba casi todos los días.

Puedes utilizar las franjas de tiempo según tus necesidades.

Con este sistema tan sencillo fueron etiquetando todos los materiales y utillajes que teníamos en la planta.

En la etiqueta se escribía el nombre del producto y el código de almacén, para poder identificarlos rápidamente.

Una vez hecho esto, recogimos todos los materiales ROJOS y Amarillos y los guardamos en el almacén y dejamos únicamente los VERDES en los puestos de trabajo.

-Check list.

¿Tenemos únicamente las herramientas y útiles necesarios para el día de trabajo?

¿Tenemos un panel con formas dibujadas donde colocar las herramientas?

¿Están todas las herramientas en su sitio según el panel?

¿Están los pallets, cajas y consumibles en su sitio?

Seiso= Organizar y comprobar.

Si no organizas y compruebas diariamente que las cosas están en su sitio, veras como pierdes mucho tiempo en encontrarlas.

-Check list. 

¿Tenemos una persona encargada de comprobar 3 veces al día que las herramientas están en su sitio?

¿Tenemos un sistema de comprobación de limpieza en los puestos de trabajo?

¿Existe una comparativa de áreas para comparar cuales son las mas limpias?

Seiketsu= Estandarizar. 

Hay que crear sistemas sencillos para que la gente se acostumbre a usarlos.

-Check list.

¿Tenemos procedimientos estándar tan claros y sencillos que puede entenderlos un niño de 9 años?

¿Tenemos procedimientos claros con fotos que indiquen lo que esta bien y lo que no?

Shitsuke= Habito y disciplina. 

Fundamental para que el sistema funcione.

-Check list.

¿Tenemos un sistema para que haya disciplina en las áreas de trabajo?

¿Se incentiva de alguna forma a los operarios que tienen las áreas en mejor estado?

 

Este es un check list sencillo pero si lo pones en practica veras como apareces una gran cantidad de Muda y podrás empezar a eliminarlo.

Éxito.

Luis Perona