Rotación y comunicación

Esta semana leía este articulo en el diario Expansión:

“Inditex confecciona en su sede central de Arteixo 40.000 colecciones al año, lo que permite una renovación constante de las prendas en sus tiendas.”

Si has leído bien, 40.000 colecciones al año, una cifra bestial de prendas a fabricar, al examinar el articulo vi un par de cosas que realmente llaman la atención.

Hay dos claves para que el sistema funcione, nº1 la rotación continua de productos y nº2 la comunicación constante entre todas las áreas es lo que permite a Inditex presentar esas  40.000 colecciones al año, con 949 millones de prendas comercializadas en 88 países.

Curiosamente dos objetivos lean, aumentar la rotación y eliminar el muda o desperdicio y mejorar la comunicación al máximo para que exista la mejora continua en todas las áreas.

¿Cómo lo hacen?

El articulo indica que los productos tardan en llegar a las tiendas entre dos y tres semanas desde que son ideados por los más de 600 diseñadores del grupo.

La cantidad de tiempo es realmente corta 2 o 3 semanas desde el diseño a la entrega es realmente un just in time, pero lo mas curioso es el proceso de comunicación.

El articulo indica que dos días a la semana cada una de las más de 6.000 tiendas del grupo recibe un nuevo pedido y envía información constante sobre cómo funcionan las ventas del grupo y las peticiones del cliente. "Se recibe información diariamente que se analiza y se transmite a todos los departamentos. Nuestro modelo está basado en el cliente", señalan desde Inditex. En la sede gallega existe un departamento de atención al cliente para incidencias en la web de Zara en permanente contacto con el resto de call centers.

Impresionante, desde luego, parece que se toman muy en serio que la comunicación sea en todos los niveles y que haya rapidez en informar, diseñar, producir y entregar.

Parece que el éxito de esta empresa se basa en el sistema lean adaptado a sus necesidades.

Saludos.

Luis Perona

¿Por qué mi jefe no me escucha?

Una de las quejas que suelo escuchar de muchos mandos intermedios es que sus jefes no les escuchan en sus propuestas, y no es extraño porque lo que para un responsable es muy importante, para su jefe es solo una cosa mas que atender y la diferencia en la forma de comunicarse es muy importante.

Solo si sabemos comunicar con nuestro jefe de forma correcta conseguiremos que nos haga caso, para ello te doy unas cuantas ideas.

1º Exponer solo 2 cosas:

A- El asunto esta controlado o no está controlado.

B- Si no está controlado, su jefe corre algún riesgo o ninguno.

Explica o redacta tu mail desde la perspectiva de tu jefe, no desde la tuya, explica lo que a el le importa, en caso contrario ya sabes que no te hará caso.

2º Reduce todo a una sola pagina, la regla del jefe es que si la pagina tiene una grapa no puede leerse.

3º En caso de enviar un mail, recuerda que no envías una carta, mas bien tienes que enviar un anuncio, breve y muy claro, como máximo debe ocupar 12,5 x 7,5 cm, explica la acción que necesitas de tu jefe y la fecha tope para realizarla.

4º Ve siempre por el camino directo, di la verdad por dolorosa que sea, si algo le molesta a un jefe es estar esperando a que le digan realmente que pasa y si tiene que preocuparse de algo.

5º En caso de querer conseguir un presupuesto para algo, no te centres en el dinero, céntrate en los dolores de cabeza de tu jefe, aquello que no le deja dormir por las noches (miedo, incertidumbre, dudas, etc.). Presenta la necesidad de dinero que encaje con la preocupación de tu jefe, si se lo muestras como una solución, es bastante posible que lo consigas.

6º En caso de una reunión con tu jefe, procura que dure menos de 15 minutos, sin papeles, solo tu y tu jefe y con el mensaje clave que le quieres trasladar. Cierra la reunión sin pedir dinero (a no ser que te lo pidan expresamente) y pide otra reunión, en la segunda seguramente te lo darán.

Ten por seguro que la clave es la preparación, si no estás seguro, escríbelo varias veces hasta que sepas que decir, como decirlo y practícalo hasta que suene natural, de este modo tu jefe te verá como alguien con la suficiente seguridad en ti mismo como para hacerte caso Éxito. Saludos. Luis Perona

Me despido de mi jefe, no de la empresa.

Esta frase la he escuchado muchas veces y desde luego, es totalmente cierta, la mayoría de la gente que se va de una empresa, se suele ir por culpa de su jefe, solo unas pocas veces (alguna si) la empresa es tan mala como para irse de ella.

Y ¿por qué? Por que como dijo William James primer sicólogo americano (1842-1910) “La necesidad mas profunda del ser humano es ser apreciado”.

¿Que es lo que suelen hacer los jefes? 

Si uno trabaja bien, ¿qué dicen?

Nada, se entiende que es tu obligación.

¿Pero si uno se equivoca o hace algo mal?

Nos montan una bronca tremenda delante de otros y la recuerdan durante mucho tiempo.

Eso crea problemas en los equipos de trabajo, 

Sin embargo resulta que el refuerzo positivo es lo que hace que la gente siga adelante.

En nuestro caso queremos cambiar la forma de trabajar por medio de la filosofía lean por tanto cuando la gente se pone en movimiento, y avanza es muy importante hacer visibles sus avances y agradecerles sus esfuerzos.

Y si te fijas en el hogar ocurre lo mismo, cuando un niño esta empezando a andar le llenas de elogios, por tanto haz lo mismo con tus nuevos niños adultos de la empresa, dales un refuerzo positivo siempre que sea posible.

Como decía Mark Twain: “Un comentario positivo me dura 2 meses”.

Los empleados de las empresas donde la gente disfruta hacen lo mismo que las que no, las mismas labores, la diferencia no está en el trabajo, esta en la dirección, y una de las cosas que tienen que hacer los directores es ayudar a los empleados a ver porque su trabajo le importa a alguien.

En un equipo la exigencia sin afecto es tan inútil como el afecto sin exigencia.

Pero ¿que hacer cuando alguien haga algo mal? Las correcciones siempre hay que hacerlas de forma individual y en privado y sobre todo con respeto. Eso es algo que siempre agradecerá mucho el empleado.

¿Y si lo hace bien? 

Ser cálido en el agradecimiento, diciendo cosas como el informe que has preparado ha sido estupendo, la gente ha quedado impresionada y me han pedido que te diga que has hecho un buen trabajo. 

Espero que os sirvan estos comentarios para hacer la parte mas difícil de la aventura lean, la del cambio cultural.

Éxito.

Saludos.

Luis Perona