La importancia de hablar el mismo idioma.

No se si os pasado alguna vez, pero suele ser frustrante intentar explicar algo y que otra persona no entienda lo que estas diciendo.

Si la persona habla otro lenguaje, es frustrante, pero si habla el mismo es doblemente frustrante.

Esto viene al caso porque algunos de nuestros clientes tienen la mala costumbre de no comunicarse claramente con el resto de su personal.

Piden información con un formato y a los 15 días la piden en otro y un mes después la piden con otro distinto.

Esto crea confusión, ya que la persona que da la información cree que lo esta haciendo bien, pero su jefe le dice lo contrario, y por otro lado el jefe empieza a pensar que el operario no se entera o que es tonto.

Todo porque no se definen 3 cosas, lo que se desea, con la frecuencia que se desea y en el formato que se desea.

En lean somos fanáticos de los procedimientos, ya que si no existe un procedimiento escrito, los operarios no van a saber que hacer, como hacerlo ni cuando hacerlo.

Por tanto la solución para una comunicación eficaz es que el jefe defina POR ESCRITO, que quiere, como lo quiere y cuando lo quiere, y que después lo EXPLIQUE VERBALMENTE a las personas que tienen que hacer ese trabajo.

Un caso curioso es el que tiene que ver con aquellos que envían un mail para explicar que necesitan un informe y que la explicación que dan es tan compleja que se generan 50 mails de preguntas y respuestas sobre lo que quería decir el mail original.

Por tanto las explicaciones VERBALES y las instrucciones escritas es el mejor método para que no haya confusiones lingüísticas.

Saludos.

Luis Perona

Si queréis mas información poneos en contacto con nosotros en info@excelean.com

Guía rápida para gestionar un proyecto.

Hace unos días un cliente me preguntaba como se podía gestionar un proyecto sin complicarse mucho la vida, así que pensé como podía darle un check list que le sirviera.

Es este, espero que os sirva.

Paso nº1 Definir que queremos conseguir.

Imagínate con todo lujo de detalles cual es la situación si se consigue el proyecto, que pensaran los clientes, como se sentirán, como estarán los empleados, como se sentirá la dirección de la empresa, etc.
Cuanto mas detalles mejor, porque te permitirá visualizar lo que quieres conseguir.

Paso nº2 Definir como conseguirlo.

Aquí es donde te toca trabajar con tu gente, en una lluvia de ideas o brainstorming, empezad a buscar ideas (por absurdas que parezcan) para ir descartando y quedaros con la que sea mas factible.

Intenta que haya al menos 6 participantes para que sea una lluvia de ideas y no un dialogo.

Paso nº 3 Organizar.

Ahora que ya sabemos lo que queremos hacer hay que organizar los pasos desde el primero al ultimo haciendo una planificación semanal con responsabilidades y personas asignadas. Define QUE hay que hacer, QUIEN tiene que hacerlo y CUANDO tiene que hacerlo.

Paso nº4 Seguimiento.

Esta es la pieza clave que normalmente no se hace porque como tenemos tantas cosas que hacer dejamos de verificar que los pasos se completan a tiempo.

Recuerda que las cosas no se hacen si nadie las hace, por lo que tu misión es asegurarte que la persona responsable las haga en fecha.

Esta es una guía rápida, hay mas detalles pero como mi cliente quería algo para no complicarse mucho la vida, creo que os será útil.

Saludos.

Luis Perona.

Si tenéis dudas o preguntas poneos en contacto con nosotros en info@excelean.com

¿Por que la gente no hace lo que tiene que hacer?

He estado recientemente con 2 clientes y ambos tenían el mismo problema, el personal sabia lo que tenia que hacer pero no se hacia.

La pregunta de la dirección de ambas empresas era la misma que he puesto en el titulo, ¿por qué no hacen lo que tienen que hacer?

Parece que los operarios son gente que se dedica a hacer lo que quiere en lugar de lo que debe, pero ¿es eso cierto?

Si miramos desde el punto de vista de la dirección esa es la impresión que recibimos, pero como siempre digo en este blog, hay que ir al gemba para saber que es lo que sucede y porque.

Pues bien, eso hicimos fuimos a hablar con la gente y nos dimos cuenta del porque, y este no era ni mas ni menos que la ausencia de procedimientos escritos, actualizados y entendibles.

Y eso suele suceder en la mayoría de las empresas, se crean algunos procedimientos por parte del departamento de calidad, desde un despacho y no desde el lugar donde trabaja la gente y se rellenan hojas larguísimas de información que por tanto nadie lee (a veces ni el responsable).

Por tanto el procedimiento está escrito para cumplir el expediente (Iso 9001, burocracia interna, etc.) pero no se crea para ayudar al operario a realizar bien su trabajo.

Afortunadamente estos clientes han entendido como hacer un procedimiento de trabajo, básicamente en una hoja A3 (siempre es mejor 1 hoja grande que 2 pequeñas) en el que se indique:

1º el proceso (quien entrega, quien recibe y que hay que hacer) y si es posible visual (foto, esquema, diagrama de flujo)

2º Que puntos críticos hay que verificar (no te olvides de…, verifica que…. Es muy importante que….)

3º La razón de esos puntos críticos (porque puede pasar que…., el cliente tendrá este problema…., etc.)

Parece sencillo y de sentido común, ¿verdad?

Pero ya sabéis, lean es sencillo pero no fácil, porque hacer las cosas fáciles cuesta mucho ya que hay que pensar y hablar con los implicados.

Saludos.

Luis Perona

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Primas de producción o la cuadratura del circulo.

He estado con un cliente esta ultima semana viendo como estructurar un sistema de primas de producción para su fabrica y hemos aprendido unas cuantas ideas que creo os pueden ayudar.

La primera idea es que cuando nos ponemos a hacer un sistema de primas tenemos que tener en cuenta la cultura de la gente de la empresa y la posibilidad de que sean capaces de conseguir el objetivo, ya que si no lo consiguen un mes tras otro, al final se desmoralizan y conseguimos el objetivo contrario. 

En lugar de premiar penalizamos.

La segunda idea es que si ponemos primas lean, los objetivos deben ser pocos (contados con los dedos de una mano). Si ponemos 10, 15 o 20 objetivos es como si pusiéramos ninguno. La gente puede concentrarse en pocas cosas a la vez, el ideal es 3 y como mucho 5.

La tercera idea es que al poner esos objetivos tienen que ser SMART (Specificos, Medibles, Alcanzables, Realista y en un Tiempo determinado), ya que de lo contrario se convierten en buenos deseos pero nada mas.

Por ultimo al poner objetivos a los operarios de producción nos damos cuenta de que si no lo ponemos también a los jefes de equipo, al responsable de producción, al de la oficina técnica, al de logística y así sucesivamente, no lograremos nada, ya que todas esas personas afectan directa o indirectamente a la producción y conseguiremos efectos secundarios no deseados.

Por tanto el mensaje es que si te pones a definir objetivos, te sientes con el resto de implicados de la cadena de valor, para que no pongas en marcha algo que después tengas que cambiar varias veces.

Saludos.

Luis Perona.

Si quieres saber mas sobre este tema ponte en contacto con nosotros enviándonos un mail a info@excelean.com